Systémy komunikácie a smerovanie komunikácie

Komunikačné systémy skupín

Komunikácia prebieha na rôznych úrovniach a medzi rôznym počtom aktérov procesu komunikácie. Skupinová komunikácia sa od medzi osobnej líši v prvom rade tým, že sa nevzťahuje na jednotlivých aktérov procesu ako na skupinu ako celok. Komunikácia v rámci skupiny vytvára určité spoločenstvo významov, ktoré môže mať rozmanitú štruktúru v rôznych podobách. Takisto tu vzniká skupinový faktor, ktorý je hlavnou podstatou skupinovej komunikácie.

Spoločenstvá významov vytvárajú komunikačné siete. Tie sú tvorené samotnými aktérmi komunikácie, komunikačnými kanálmi a spojmi. Podstatou týchto sietí je spôsob prepojenia pozícií jednotlivých aktérov procesu.

V praxi sa rozlišujú tri typy komunikačných sietí, ktoré udávajú štruktúru rolí jednotlivých účastníkov:

1. kruhové, resp. reťazové, t.j. komunikácia len so svojím susedom, ktorá nepreukazuje trvalú organizačnú tendenciu,
2. ohniskové, resp. hviezdicové, t.j. komunikácia je možná len cez jednu osobu, ktorá má centrálne postavenie, a prostredníctvom ktorej komunikujú ostatní. Centrálny člen na základe prijatia správ od periférnych členov uskutočňuje rozhodnutia a tieto potom posiela späť na perifériu.
3. úplná komunikačná štruktúra, t.j. päťčlenné siete typu „každý s každým“.[1]

Osoby, ktoré sa nachádzajú v centre komunikačnej siete zväčša potrebujú menej času na riešenie problému ako tie, ktoré sa nachádzajú na okraji. Je to spôsobené hlavne veľkým množstvom informácií, ktoré cez centrálne miesta prechádzajú a tým uľahčujú osobe vyseparovať si všetky potrebné a možné informácie na riešenie daného problému.

Vplyv centrality spôsobuje, že osoby, nachádzajúce sa na týchto pozíciách, sú označované za vodcov.

Podobne, ako pri komunikácií jednotlivcov, i v skupinovej komunikácií môžu vzniknúť určité bariéry a chyby, ktoré môžu komunikácií a samotnej informácií uškodiť. V skupinovej komunikácií je oveľa ťažšie postrehnúť, kde sa chyba stala, kto ju zavinil a ako ju napraviť. Preto je potrebné vybrať správnu komunikačnú štruktúru a vytvoriť dobré prostredie, v ktorom bude komunikácia prebiehať.

Šumy externého prostredia, neúplné informácie a málo dôveryhodné zdroje môžu viesť k celkovému zlyhaniu komunikácie v skupine, vyvolať nedôveru prípadne odcudzenie aktérov a následný rozpad skupiny.

Bariéry a chyby v skupinovej komunikácií:

• neúplné informácie,
• nedostatočné prepracovanie komunikačnej štruktúry,
• vznik „hluchých“ miest,
• neskoré dodanie informácie všetkým aktérom komunikácie,
• zlé pochopenie informácie aktérmi prípadne vodcom skupiny,
• domýšľanie, zveličovanie, lenivosť aktérov.

Smerovanie komunikácie

Komunikácia v podmienkach riadenia podniku prebieha najčastejšie na 3 základných úrovniach, ktoré sú determinované existujúcou organizačnou štruktúrou a informačnými tokmi v podniku.

KOMUNIKÁCIA SMEROM NADOL

Vertikálna komunikácia smerom nadol je komunikáciou medzi nadriadeným pracovníkom a zamestnancom. Ide o podávanie informácií od top manažmentu ohľadom stratégií a hlavných cieľov podniku jednotlivým úrovniam manažmentu až do najpodrobnejších úloh pre samotných zamestnancov.

Tento smer komunikácie je veľmi dôležitý. Zlyhaním komunikácie smerom nadol by vzniklo nepochopenie cieľov podniku čím by vznikal chaos nie len v prevádzke ale aj v riadení a motivovaní zamestnancov a vytváraniu nesprávnej spätnej väzby.

Komunikácia nadol by mala byť efektívna, rýchla, stručná ale hlavne zrozumiteľná pre prijímateľa informácií.

Nástrojmi tejto komunikácie sú popis práce, firemné publikácie a letáky, príručky ako aj školenia zamestnancov a aktualizácie smerníc.

KOMUNIKÁCIA SMEROM NAHOR

Vertikálna komunikácia smerom nahor vychádza od zamestnancov. Prijímateľom informácií sú nadriadení pracovníci, manažéri a top manažment. Jedná sa o spätnú väzbu, ktorá pomáha vedúcim pracovníkom prispôsobovať jednotlivé činnosti, procesy a informácie tak, aby ich zamestnanci mohli efektívne využívať pri svojej práci.

Tak isto táto komunikácia pomáha nadriadeným pracovníkom lepšie poznávať potreby, túžby, názory, cítenie a myslenie svojich podriadených. Je dobrým nástrojom pri vytváraní motivačných programov a pri hodnotení jednotlivých zamestnancov. Pre zamestnancov podniku predstavuje komunikácia smerom nahor príležitosť byť vypočutý.

Nástrojmi komunikácie smerom nahor sú stretnutia s nadriadenými, hodnotiace rozhovory, ankety, knihy prianí a sťažností a pod.

KOMUNIKÁCIA KRÍŽOM

Diagonálny komunikačný smer je vedľajším smerom medzi pracovníkmi na rôznych oddeleniach. Ide o komunikáciu medzi manažérmi a zamestnancami z iných oddelení ale aj medzi manažérmi samotnými.

Hlavným dôvodom tejto komunikácie je zosúladenie činností na jednotlivých oddeleniach, koordináciu aktivít a riešenie vzniknutých problémov spoločnými silami.

Nástrojmi diagonálnej komunikácie sú stretnutia manažérov, celopodnikové mítingy, ranná koordinácia úloh a riešení a pod.

[1] JANOUŠEK, J. a kol. : Sociální psychologie. S/P/N, Praha, 1988.

Autor: suedig

Tento príspevok bol vytvorený 5.3.2015 a aktualizovaný 21.2.2019. Pozrite si ďalšie príspevky autora suedig.