0Všeobecné vymedzenie systémového myslenia
Systémové myslenie a systémová dynamika predstavujú špecifický a unikátny spôsob pozerania sa na svet. Tento systém si bližšie priblížime v tejto kapitole.
Čo je systém?
Systém je skupina navzájom prepojených a závislých zložiek, ktoré tvoria komplexný a jednotný celok. Systémy sú všade, napríklad oddelenia v podnikoch, obehový systém v tele, vzťahy v prírode atď. ekologické systémy a ľudské sociálne systémy patria medzi živé systémy. Umelé systémy sú napríklad automobily a práčky. Väčšina ľudí, ktorí sa zaoberajú systémovým myslením, sa zameriavajú na živé systémy, a to najmä na ľudské sociálne systémy.
Systémy majú niekoľko charakteristík:
Každý systém má svoj účel v rámci väčšieho systému (oddelenie marketingu musí vytvárať nové produkty, nápady pre podnik )
- Všetky systémové časti musia mať špecifické miesto v systéme a musia vykonávať svoju úlohu čo najlepšie
- Zmena v systéme spôsobí spätnú väzbu. Táto spätná väzba zohráva veľmi dôležitú úlohu. Je to informácia o tom, že sa proces vráti do pôvodného stavu , ale vysiela vplyvy, ktoré tieto zmeny spôsobili.
- Systém udržiava rovnováhu na základe tejto spätnej väzby
Čo je systémové myslenie
Je to pohľad na svet, ktorý sa snaží rešpektovať a prekonávať určité obmedzenia nášho každodenného myslenia , ktoré sú dané prírodou a štruktúrou nášho mozgu, alebo výchovou a vzdelaním.
K tomu potrebujeme príslušné nástroje, ktorými sú v našom prípade problémovo orientované počítačové simulačné modely (analogickými termínmi sú napríklad i manažérske simulátory či interaktívne vyučovacie prostredie), a metódy, ako tieto nástroje používať pre úspešné riešenie problémov, budovanie znalostí alebo pre účinnú komunikáciu.
Systémové myslenie je myslenie založené na chápaní systému ako celku, ktorý sa skladá z navzájom prepojených a ovplyvňujúcich sa častí. Dôležité sú vzťahy medzi nimi a prípadné spätné väzby. Je iné ako tzv. príčinne- dôsledkové myslenie, prípadne redukcionalistické myslenie. V prípade príčinne- dôsledkového myslenia chápeme svoje okolie ako reťazec príčin a ich následkov, v prípade redukcionalistického veríme, že poznáme systém, celok, keď ho rozoberieme na čo najmenšie časti, ktoré podrobne analyzujeme.
Prečo je systémové myslenie dôležité?
Prečo je systémové myslenie tak cenné? Pretože vám môže pomôcť s rýchlym návrhom, trvalými riešeniami problémov. V najjednoduchšom zmysle, systémové myslenie vám dáva presnejší obraz skutočnosti tak, že môžete pracovať so systémovými prirodzenými formami , aby ste dosiahli želané výsledky. Odporúča , aby ste si uvedomili možné problémy a riešenia v predstihu. A čo neočakávané vzniknuté dôsledky? Systémové myslenie ponúka niekoľko jednoduchých, univerzálnych princípov ,ktoré začnú zisťovať nezrovnalosti vo všetkých oblastiach života.
Myslenie, modely a simulácie
Keď myslíme, premýšľame priamo alebo nepriamo o niečom, čo poznáme z reality okolo nás. Lenže objekt, o ktorom premýšľame je väčšinou veľmi zložitý a „veľký“ na to, aby sa vošiel do mysle. Preto si z neho vezmeme len určité časti, vytvoríme si jeho model, zjednodušenie. Pracujeme s týmto modelom a premýšľame o tom, ako sa správa, čo robí, simulujeme jeho činnosť. Existujú rôzne spôsoby vytváranie mentálnych modelov a simulovanie, ich činností, ktoré sa často navzájom prelínajú.
Čo sa snažíme robiť, keď myslíme systémovo
Vytváranie modelov
Pri vytváraní modelu je dôležité si uvedomiť, o akom systéme premýšľame a prečo sa mu zrovna venujeme, čo sa o ňom snažíme zistiť. Na začiatku sa pozeráme na systém takpovediac zvrchu, ako keď hľadíte na krajinu pred sebou z vysokej hory. Nerozoberáte systém do najmenších podrobností, ale sledujete jeho jednotlivé zložky (stromy, zvieratá, pracovníkov, žiakov, banky…), ich vzťahy a prúdenie tokov (informácií, vody, živín, peňazí) v systéme. Nezabúdame na to, že existencia systému je často aj príčinou toho, čo sa s ním a v ňom deje. Keď knihu pustíme z ruky na zem, padne, ale nemôže za to len gravitácia, ak by tam kniha nebola, nemôže padnúť. Systém považujeme za dynamický, meniaci sa v čase, neskladá sa len z množiny nejakých výnimočných bodov, ako sú napríklad dôležité historické udalosti, ale aj z maličkostí, čo k nim viedli. Toto všetko nám pomôže správne určiť, ktoré časti systému sú pre nás v tej chvíli dôležité a na ktoré vzťahy sa máme zamerať.
Je zaujímavé si uvedomiť, že existujú veľké podobnosti medzi modelmi systémov z rozličných vied, či už prírodných alebo sociálnych. Jeden model sa dá zovšeobecniť a používať viackrát.
Simulovanie činnosti modelov
Tak už sme sa na systém pozreli, vybrali si vzťahy a jeho zložky, ktoré sú pre nás potrebné, teraz ideme premýšľať o tom, ako funguje, simulovať jeho činnosť. Väčšinou nás zaujíma, čo sa stane, keď nejakú časť systému zmeníme, alebo ako máme zmeniť nejakú jeho časť aby sa celý systém zmenil tak, ako my chceme. Či je treba niekde niečo pridať, odobrať, zmeniť prúdenie niektorého toku… Keď hľadáme odpovede na tieto otázky, musíme myslieť na to, že systém:
- obsahuje spätne – väzbové cykly, zmena jednej zložky ovplyvní nejakú inú, ale tá môže zmeniť ďalšie zložky systému, ktoré spätne ovplyvnia zložku, ktorú sme menili na začiatku
- nefunguje lineárne, môže sa stať, že nejakú jeho časť podstatne zmením, ale na celku sa to poriadne neprejaví a zase naopak, niekedy malá zmena nepatrnej časti podstatne naruší doterajší beh systému
- existuje v čase a zmeny v ňom sa prejavia až po určitej dobre, nie hneď
Systémová dynamika a systémové myslenie
Systémové myslenie a systémová dynamika sa snaží prekonať obmedzenia našich vlastných mentálnych modelov (čiže zjednodušenie reality, ktoré si vytvárame preto, aby sme boli vôbec v realite schopní nájsť zmysel). Na základe našich mentálnych modelov totiž bežne odhadujeme, čo sa asi môže vo vonkajšom svete stať a aké stratégie a činy povedú k dosiahnutiu cieľov.
Bohužiaľ, často sa mýlime a nepredpokladané dôsledky naše úmysly znehodnocujú.
Systémové myslenie spolu so systémovou dynamikou sú disciplíny, ktoré nám pomáhajú konštruovať s realitou lepšie zladené mentálne modely a simulovať ich presnejšie. Zvyšujú tak pravdepodobnosť, že naozaj vyprodukujeme s našim jednaním a rozhodnutiami dôsledky, ktoré sme dopredu mali v pláne.
Systémová dynamika (angl.“ system dynamics“), ako už vyplýva z názvu, sa zaoberá systémami a ich správaním v čase. Bola založená prof. Jay W. Forrestrom z MIT v 50.rokoch 20.storčia a od tej doby sa veľmi rýchlo rozvíja. Ej to prakticky orientovaná disciplína, ktorá napomáha nášmu kvalitnejšiemu poznávaniu okolitých systémov , hlavne tých, v ktorých sa vyskytuje vysoká miera detailnej a dynamickej komplexnosti, medzi ne sa zaraďujú akékoľvek sosiálne systémy od rodiny, až po rôzne formy organizácií (firmy, štátne inštitúcie), typoch štátu, alebo globálnu ekonomiku.
Práca prof. Forrestra a jeho pokračovateľov (napr. manželia Meadowsonovi, prof. Sterman, Peter Senge a ďalší) mala značný ohlas. Medzi vytvorenými modelmi, ktoré získali svetovú známosť, možno spomenúť priemyslovú dynamiku („Urban Dynamics“) a sveta („World Dynamics, Limits to Growth“). Ďalšie významné modely ukazujú a riešia problémy spojené napríklad s distribučnými reťazcami, projektovým riadením, správaním spotrebiteľov a trhu, atď.
Pojem systémové myslenie je z anglického termínu „systems thinking“ , čo by sa dalo preložiť aj ako „myslenie o alebo v stystémoch“. Nejde o všeobecnú teóriu systémov, systémovú analýzu, ani o teóriu mäkkých systémov, i keď má systémové myslenie s týmito disciplínami radu spoločných bodov.
Ak sa pokúsime systémové myslenie definovať, potom sa dá povedať, že predstavuje zdieľané paradigma, metódu učenia a riešenia problémov a spoločný jazyk, ktorý slúži pre vytváranie lepších mentálnych modelov, ich kvalitnejšiu simuláciu a efektívnejšiu komunikáciu.
Systémové myslenie je celkovo povedané modernejším prístupom, ako systémová dynamika. Priamo nadväzuje na systémovú dynamiku, preberá z nej mnoho vecí a rozvíja jej nástroje a prístupy tak, aby z nich mohli ťažiť maximum nie len odborníci, špeciálne v systémovej dynamike vzdelávania, ale i bežní užívatelia – manažéri, študenti, technici a vedci z iných oborov.
Systémové myslenie ako osobitný jazyk
Jazyk systémového myslenia a systémovej dynamiky využíva všeobecné zrozumiteľné univerzálne grafické symboly, vďaka čomu sa dá popísať štruktúra vznikajúceho správania akéhokoľvek systému v čase. Ak sú jednotlivé prvky správne definované, je možné na počítači v príslušnom software (Powersim Studio, iThink/Stella, Vensim) model nasimulovať a interpretovať výsledky (napr.formou grafov).
Výhodou tohto univerzálneho jazyka je jeho univerzalita, zrozumiteľnosť a jednoznačnosť oproti bežnému jazyku. Skúste sa napríklad opýtať manažéra IT a finančného manažéra na kvalitu informačného systému firmy. Každý bude mať pod rovnakým pojmom na mysli niečo odlišné – to je častým problémom pri komunikácii vo firme a implementácii stratégií, pretože mentálne modely jednotlivých aktérov sa prekrývajú iba veľmi málo.
Ako jazyk systémového myslenia má jedinečné vlastnosti, ktoré nám pomôžu komunikovať s ostatnými o mnohých systémoch okolo nás a v nás:
Dôraz je kladený skôr na časti a zdôrazňuje význam prepojenia nás samých v tomto systéme napríklad pri práci.
Podstatnou je tiež kruhová spätná väzba (napríklad A vedie k B, čo vedie k C, ktorá vedie späť do A ).
Obsahuje špeciálnu terminológiu, ktorá opisuje správanie systému ako je posilnenie procesu (spätná väzba toku, ktorý generuje exponenciálny rast alebo kolaps) a vyrovnávací proces (spätná väzba toku, ktorý riadi zmenu a pomáha udržiavať stabilitu systému).
Systémový archeotyp
Archeotyp ako samostatná entita (objekt) neexistuje, pod pojmom archeotyp rozumieme súbor vzťahov a väzieb medzi jednotlivými prvkami, ktoré majú určitú charakteristickú štruktúru.
Hlavným poslaním znalosti týchto archeotypov je uľahčiť ich nájdenie v komplexných systémoch. Toto poznanie prináša zrýchlenie analytických procesov pri tvorbe modelu problémov a hľadanie vhodného riešenia. Ako náhle sa tieto procesy naučíme rozpoznávať , ide ich pochopiť a vymaniť sa z nich, už na úrovni osobného života alebo v organizácii.
Originálne označenie systémových archeotypov je zamerané na firemné prostredie a veľké množstvo systémových arheotypov je možné nájsť práve vo firme. Môžeme teda povedať, že na základe systémových archeotypov môžeme pochopiť fungujúce štruktúry v organizácii. Systémové archeotypy dokazujú, že nie všetky problémové oblasti manažmentu sú nové či špecifické. Nie len v organizácii sa však vyskytujú vzorce správania, ktoré sa pravidelne opakujú.
Toto rozpoznanie môže byť často súčasťou úspechu. Systémové archeotypy umožňujú previesť komplexnú zložitosť systému na jednoduchšiu schému, z ktorých sa dá vyčítať správny postup pre riešenie aktuálnej situácie. Poskytujú radu podnetov k princípom patologických situácií a umožňujú odhaliť problémové symptómy. Archeotypy odhaľujú jednoduchosť, ktorá sa skrýva za komplexnosťou problémov v oblasti riadenia.
Cieľom systémových archeotypov je zmeniť náš spôsob vnímania, aby sme dokázali lepšie vidieť štruktúry a nájsť spôsob ako v nich dosiahnuť obrat, vidieť štruktúry, ktoré nie sú očividné, ale sú základom pre pochopenie komplexných situácií. Zvládnutie systémových archeotypov je pre organizáciu prvým krokom na ceste k praktickému uplatňovaniu systémovej perspektívy.
Systémové archeotypy pritom nemôžme chápať ako nemennú pravdu a mechanicky hľadať príklady tejto pravdy vo vývoji a fungovaní organizácie. Využitie ďalších popísaných systémových archeotypov smeruje k zmene spôsobu nášho vnímania a môže prispieť k procesu učenia sa ako procesu, v ktorom sa snažíme o adaptáciu na zmeny v našom okolí, proces v ktorom meníme s pomocou spätných väzieb na naše vlastné modely o okolitom svete.
Dôležité je chápať systémové archeotypy ako štruktúry, ktoré sa objavujú v realite a zúčastnení aktéri ich vedú k určitému chovaniu. Za určitých podmienok ich môže spôsobiť malá, možno i náhodná zmena určitým smerom, pričom jej dlhodobejšie dôsledky nie sú účastníkom dopredu jasné. Táto zmena má nečakané vedľajšie dôsledky.
Rozsiahlejšie a hlbšie poznatky o systémových archeotypoch nám nepochybne pomôžu s jedným z najnepríjemnejších problémov, s problémom , s ktorým manažéri a vodcovia bobujú neustále – so špecializáciou a rozkúskovanými znalosťami. Z mnohých hľadísk najväčším príľubom systémového pohľadu je zjednocovanie znalostí všetkých rôznych oborov. V praxi to znamená, že tie isté archeotypy sa objavujú v biológii, psychológii, ekonómii, politike, ako aj v manažmente.
Systémové archeotypy v manažmente
Systémový myslitelia definovali zhruba desiatku archeotypov a presný počet sa líši v závislosti na tom, či prijmeme niektoré zložitejšie štruktúry ako samostatné archeotypy, alebo ich budeme uvažovať už ako štruktúru zloženú z viac jednoduchších archeotypov. Obdobne relatívne malý počet týchto archeotypov je spoločný pre veľmi rozmanité množstvo situácií v oblasti manažmentu.
Doposiaľ boli identifikované tieto typy :
- Archeotyp „Sebaposilujúce chovanie“
- Archeotyp „Medze rastu“
- Archeotyp „Cieľové chovanie“
- Archeotyp „Eskalácie“
- Archeotyp „Presun Bremena“
- Archeotyp „Opravy, ktoré sa neoplatia “
- Archeotyp „Erózia cieľov“
- Archeotyp „Rast a nedostatočné investície“
- Archeotyp „Spojenci protivníkmi“
- Archeotyp „Úspech úspešným“
- Archeotyp „Tragédia spoločného“
Stavebnými kameňmi systémového myslenia je stupňovanie a vyvažovanie spätnej väzby a časového posunu. Z existencie dvoch odlišných typov procesov spätnej väzby, t.j. jej stupňovanie a vyvažovanie vychádza podstata archeotypov.
Proces konštrukcie archeotypov vždy vychádza z nejakej jednoduchšej štruktúry. Všetky archeotypy sa skladajú z týchto základných častí :
- Stupňovaná spätná väzba (pozitívne)
- Vyrovnávacie procesy (negatívne)
- Časové oneskorenie
Synergia systémových archeotypov
Systémové archeotypy ako určité všeobecné štruktúry, ktoré sa vyskytujú v mnoho rôznych systémoch, sa iba ojedinele vyskytujú osamote a vysledovať „čistý“ prípad fungovania jednotlivých archeotypov je prakticky nemožné.
Východzím bodom je vždy naša snaha niečo zmeniť, niečoho dosiahnuť, buď nás trápi nejaký problém vyžadujúci riešenie, alebo sa usilujeme o dlhodobé ciele a rozvoj. Presne z tohto bodu sa rozchádza mapa vzájomných súvislostí medzi generickými štruktúrami a systémami. Odhaľujú sa komplexnejšie vzťahy medzi sledovanými ukazovateľmi. Pre presnejší popis situácie je treba pridávať ďalšie metriky a nové súvislosti a archeotypy.
Podnik ako dynamický systém
V predchádzajúcich kapitolách sme si definovali a rozdelili čo je systém, systémové myslenie a z akých častí sa skladá. V tejto kapitole sa budeme venovať podniku ako systému. Ako je podnik ako systém ovplyvniteľný a aké zmeny sa môžu vyskytnúť.
Podnik ako systém
Každá organizácia je určitým prostredím pre fungovanie jej jednotlivých prvkov. V ňom existujú a fungujú jednotlivé organizačné články organizácie, v ňom existujú relatívne stabilné, formálne i neformálne väzby. Ani organizácia neexistuje izolovane od vplyvov mnohých prvkov okolitého prostredia.
Prostredie môžeme chápať vo viacerých rovinách ako:
- makroprostredie – širšie geografické, politické, ekonomické a sociálnokultúrne prostredie,
- mezzoprostredie – prostredie priamo pôsobiace na procesy v organizácii (pre podnik to budú napr. zákazníci, dodávatelia, veritelia, kooperujúce podniky, personálne agentúry, daňové úrady a pod.),
- mikroprostredie – interné prostredie (vnútorné štruktúry, vzťahy a pod.).
Možným metodologickým východiskom pre skúmanie procesov v organizácii i vo vzťahu k externému prostrediu je systémový prístup. Podľa neho je organizácia chápaná ako určitý previazaný systém prvkov, vzťahov a funkcií, ktoré sledujú základný zmysel existencie systému, jeho hlavné ciele. Takto chápaný systém funguje v širšom prostredí (nadsystéme), s ktorého prvkami je v interakcii. Základnými znakmi každého systému sú:
- cieľ, alebo sústava cieľov,
- funkcia – t.j. účel systému, hlavný dôvod, prečo organizácia vznikla,
- štruktúra – prvky či podsystémy, ich hierarchia a usporiadanie
- (kompozícia), interné vzťahy medzi nimi,
- interakcia s prvkami okolia.
Okrem týchto znakov patrí medzi vlastnosti systému rôzna miera stability a dynamiky, otvorenosti alebo uzavretosti voči vonkajšiemu okoliu. Uplatňovanie systémového prístupu pri skúmaní procesov manažmentu organizácie predpokladá postupovať podľa nasledujúcich krokov:
- a) voľba odpovedajúcej úrovne vzťahov – t. j. na akej úrovni chceme zvolené procesy skúmať (napr. podnik x štátna správa, alebo podnik x zamestnanci, alebo problém vnútri niektorej štruktúry a pod.),
- b) zavedenie systému na skúmaný objekt – t.j. určiť, čo budeme chápať ako systém, ktoré sú jeho prvky štruktúry, ich ciele, funkcie, aké vnútorné a vonkajšie interakcie budeme skúmať
- c) analýza zvoleného systému, funkcií, vzťahov, vplyvov a i.,
- d) verifikácia výsledkov – t. j. overenie zistených výsledkov analýzy ich zasadením do pôvodne postaveného systému a ich porovnanie s celkovým cieľom a funkciou systému.
Každá organizácia, každý podnik je relatívne uzatvoreným systémom, jeho miera ohraničenia je však daná iba mierou samostatnosti či suverenity potrebnou na zaistenie jeho funkcií a cieľov. Význam systémového prístupu v práci manažérov spočíva v tom, že chápu organizáciu (podnik) ako dynamický celok, na ktorý vplýva rad vnútorných a vonkajších faktorov. Predvídanie ich vplyvu a vývoja umožňuje vhodne reagovať na očakávané i menej očakávané skutočnosti a prijímať adekvátne rozhodnutia. Vznikajúce problémy nie je účelné riešiť izolovane, ale treba ich vnímať v súvislostiach s poznaním vzájomných vzťahov medzi prvkami štruktúry ako aj faktorov vonkajšieho prostredia. Systémový prístup umožňuje racionálnejšie zaistenie fungovania, dosahovania účelu, ďalšieho rozvoja organizácie a jej členov, zaistenie bezpečnosti (vnútornej i vonkajšej).
Prvky v podnikovom systéme a ich väzby
Podnik ako otvorený dynamický systém obsahuje množstvo prvkov, ktoré sú vo vzájomnej interakcii. Ovplyvňujú seba samých a tým aj ostatné prvky okolo seba a na koniec i celý systém.
Každý podnik funguje na základe špecifickej organizačnej štruktúry, ktorú si určí tak, aby bola preňho čo najefektívnejšia a vyhovovala jeho potrebám.
Organizačná štruktúra: Na najvyššom stupni hierarchie je vedenie, ktoré riadi všetky procesy, oddelenia a kontroluje jednotlivé vzťahy , ktoré prebiehajú vzájomne medzi nimi. Na nižšej úrovni sa nachádzajú prvky štruktúry, ktoré podliehajú vedeniu, no zároveň riadia prvky nižších úrovní. Na poslednom stupni sú prvky, ktoré podliehajú všetkým ostatným článkom organizačnej štruktúry.
Externé a interné prostredie organizácie
Podnik uskutočňuje svoje ciele v prostredí, ktoré okrem toho, že poskytuje množstvo príležitostí, je aj zdrojom hrozieb a rizík. V literatúre sa stretávame najčastejšie s dvoma pojmami – podnikateľské prostredie a prostredie podniku, alebo externé a interné prostredie.
Podnikateľským prostredím sa najčastejšie chápe súhrn faktorov širšieho okolia, vytvárajúci určitý rámec, určité podmienky, umožňujúce a ovplyvňujúce podnikateľskú činnosť. Medzi faktory širšieho okolia patria najmä prírodné, kultúrne, sociálne, ekonomické, technologické, politické a legislatívne podmienky, v ich konkrétnej podobe v krajine, či v regióne. Keď hovoríme o prostredí podniku, môžeme tým myslieť konkrétne vnútorné prostredie podniku (manažment, organizačnú štruktúru, výrobný proces, technológiu, formálne a neformálne vzťahy, atď.), alebo okolie podniku, majúce bezprostredný alebo sprostredkovaný vplyv na jeho činnosť – vonkajšie prostredie. Najbližšie okolie tvoria zákazníci, kooperujúce podniky, sprostredkovatelia, konkurencia, banky, miestna verejnosť.
Interné prostredie organizácie
Toto interné prostredie organizácie tvorí vnútorné podmienky organizácie, v ktorých dochádza k transformácii zdrojov, v ktorých manažéri vykonávajú svoju činnosť. Môžeme ho členiť podľa rôznych kritérií či úrovní, napr.:
- podľa úrovne (hierarchie) manažmentu: vrcholový (top) manažment, stredný (middle) manažment, manažéri prvej línie, supervízori (first line),
- podľa funkčnej (horizontálnej) štruktúry: vývoj, výroba, personalistika, ekonomika, marketing, financie, atď.),
- podľa organizačnej štruktúry – jednotlivé organizačné články
- podľa fyzického prostredia (budovy, dielne, iné priestory..),
- podľa typov procesov v organizácii – riadiaci systém, výkonný systém, informačný systém, podporné systémy a pod.,
- podľa zamestnávateľských vzťahov – formálne, neformálne a pod.
Jadrom vnútorného prostredia je kultúra organizácie (podniková kultúra), t.j. spoločne uznávané (zdieľané, spoločné) hodnoty (shared value), symboly kultúry, štruktúra vzťahov – formálne, neformálne, hlavná kultúra a subkultúry, a pod. Podniková kultúra má podstatný vplyv na úspech či neúspech rôznych podnikateľských zámerov, stratégií a zmien v organizácii.
Externé prostredie
Externé prostredie organizácie je vytvárané jednotlivými prvkami jeho okolia. V literatúre sú často označované podľa niektorých začiatočných písmen ako faktory STEP alebo PEST.
Okolie organizácie je dané prírodnými a geografickými, politickými, ekonomickými ako aj sociálno – kultúrnými činiteľmi, ktoré bezprostredne alebo sprostredkovanie ovplyvňujú procesy v organizácii, vrátane správania sa ľudí v nej. Rozlišujeme potom:
- bezprostredné externé prostredie (dodávatelia, odberatelia, distribútori, banky, odbory, ľudské zdroje, majitelia, verejnosť a pod.),
- širšie – napr. politické, sociokultúrne, ekonomické, právne, geografické,
- globálne prostredie so všetkými svojimi vplyvmi na jednotlivé faktory bezprostredného a širšieho externého prostredia.
Ako prostredie podniku budeme teda chápať tú časť okolia a tie jeho prvky, ktoré podstatne ovplyvňujú jeho činnosť a s ktorými je v bezprostrednom kontakte. Jednotlivé sféry okolia pôsobia na správanie podniku, na jeho zámery, stratégiu, dlhodobé i krátkodobé ciele, ovplyvňujú jeho možnosti i príležitosti, pričom je treba akceptovať ich premenlivosť, dynamickosť a v mnohých prípadoch aj nepredvídateľnosť. V posledných rokoch stále intenzívnejšie prenikajú do prostredia podnikov faktory svetového okolia (globálne vplyvy). Medzi ich najvýraznejšie prejavy a znaky patria najmä:
- internacionalizácia,
- intelektualizácia,
- akcelerácia,
- intenzifikácia,
- humanizácia,
- ekologizácia,
- zvyšovanie nárokov na akosť produkcie,
- tlaky na flexibilnosť podnikov a ďalšie.
Podnik existujúci v neistom stále sa meniacom prostredí musí mať schopnosť prispôsobiť sa, alebo zmeniť sa v záujme dosiahnutia určitého súladu vlastnej činnosti, vlastných cieľov s podmienkami okolia, ktoré sa menia a ktoré môžu byť zdrojom narušenia stability.
Stabilita podniku chápeme ako podmienku efektívneho správania sa, keď schopnosť likvidity a postavenie na trhu nie sú ohrozené. Táto podmienka je však do určitej miery závislá od vplyvu vonkajších faktorov. Zmenu chápeme ako prejav účelnosti v správaní sa podniku, pričom je do istej miery narušením stability. Závisí aj od toho, či bola priamo vynútená, alebo či bola výsledkom racionálneho strategického rozhodnutia smerovaného k stabilite na novej úrovni.
Prostredie ako zdroj rizika
Fungovanie organizácie, dosahovanie jej cieľov, sú okrem iného určované podmienkami okolia (možnosti zdrojov, potreby zákazníkov, možnosti získania potrebného kapitálu, politické i ekonomické vplyvy, prírodné faktory a pod.). Práve dynamické zmeny týchto podmienok, týchto činiteľov, podstatne ovplyvňujú aj vnútorný operačný systém organizácie, napr.:
- vzniká potreba prispôsobiť sa zmenám, ktoré sa však ťažko dajú predpovedať,
- narastá tlak na efektívne využívanie zdrojov,
- narastajú požiadavky na tvorbu a ochranu životného prostredia,
- objavujú sa neočakávané prírodné a demografické situácie …a pod.
Možno urobiť záver, že riadenie organizácie prebieha v neustále sa meniacich podmienkach, v nestabilnom, neurčitom prostredí. Táto neurčitosť (nestabilita, neočakávané zmeny, chýbajúce dôležité informácie, a pod.) ovplyvňuje podstatne proces manažmentu. Dynamika rôznych prvkov prostredia (označujeme ich za činitele, či faktory prostredia) vplýva na dlhodobé zámery, na podnikateľské ciele, na rozhodovacie procesy. Vplýva aj na bezpečnosť prevádzky ako aj na vonkajšiu bezpečnosť organizácie (podniku). Hovoríme o dimenziách vplyvu prostredia, ktoré môžu mať rôzne prejavy:
- faktory okolia sú v neustálom vývoji, menia sa, ich vplyv na organizáciu sa väčšinou nedá predvídať,
- okolie pôsobí turbulentne, t.j. nestabilne, rozptýlene, so vzájomnou previazanosťou, faktory okolia sa vzájomne nepredvídateľne ovplyvňujú,
- tieto vplyvy sa kombinujú, pôsobia komplexne, niekedy spoločne, inokedy protichodne,
- vplyvy okolia môžu pôsobiť koncentrovane na niektorý prvok alebo na určitý proces v organizácii, inokedy môžu pôsobiť rozptýlene, alebo ich vplyv môže zasiahnuť viacero oblastí,
- aj vnútorne prostredie podlieha zmenám – jednak vďaka vnútorným procesom (zlyhanie manažmentu, nedokonalosť vnútorných procesov, poruchy a pod.), jednak pod vplyvom vonkajších faktorov (zmeny na trhu, zmeny v dostupnosti zdrojov, odchod kvalifikovanej pracovnej sily, dôsledky iných ekonomických, sociálnych či politických zmien a pod.),
- v prostredí sú aj zdroje možných ohrození bezpečnosti – havárie spôsobené technickou chybou, nedokonalosťou materiálu alebo zlyhaním človeka, dôsledky prírodných katastrôf, kriminalita, sabotáže, teroristické činy, alebo dôsledky vojny.
Tieto vplyvy okolia výrazne určujú situácie, v ktorých manažment organizácie prijíma rozhodnutia. Okolie je teda zdrojom neurčitosti, nejasnosti, manažment má preto obmedzené možnosti pri získavaní potrebných informácií na analýzy a na prijatie tých najlepších záverov a rozhodnutí.
Typy neurčitosti a ich dôsledky na rozhodovacie procesy
Z hľadiska potrieb manažmentu vyššie uvedené charakteristiky prostredia ovplyvňujú najmä kvalitu analýzy prostredia, neumožňujú presne vymedziť faktory vyplývajúce na stanovené ciele, nútia manažérov, aby predpokladali zmeny. Tieto vplyvy pôsobia aj na prvky a vzťahy vo vnútornom prostredí.
Dôsledkom toho je, že:
- dochádza k tomu, že východiskové predpoklady pre stanovenie cieľov či vhodných postupov nie sú presné,
- nie vždy je jasný vzťah príčina – následok, vďaka nedostatku informácií alebo chybnej analýze sa za príčinu môže označiť symptóm, príznak alebo predchádzajúci jav, zatiaľ čo skutočná príčina môže ostať skrytá,
- neurčitosť vo výstupných preferenciách – chýbajúce informácie, alebo zlé vyhodnotenie situácie môže viesť k chybnému uprednostneniu cieľov, postupov, procesov a pod. ,
- dlhodobosť odozvy na vstupné stimuly – o správnosti voľby cieľov, postupov, zdrojov, motívov, a ďalších predpokladov sa obyčajne manažment presvedčí až v čase, keď voľbu nemôže korigovať či zmeniť,
- nemožnosť určiť pravdepodobnosť vzniku významnej udalosti (pozitívnej alebo negatívnej) – napr. ťažko je predvídať zmenu preferencií zákazníkov, rast konkurencie, zmeny vo vývoji počasia, reakciu ekonomiky na politické zmeny, teroristický čin, a pod.
Uvedené prejavy neurčitosti zvyšujú riziká, ktorým je organizácia vystavená. Pričom za riziko (v podnikaní) sa najčastejšie považuje neistota vplyvu faktorov prostredia na fungovanie organizácie, na plnenie jej cieľov. T.j. riziko znamená možnosť odchýlky od predpokladaného cieľového stavu, a to negatívnej – potom má povahu ohrozenia, alebo pozitívnej, potom predstavuje využitie príležitosti, šance. V niektorých prípadoch sa za riziko považuje iba tá negatívna stránka neistoty, teda riziko ako pravdepodobnosť vzniku
nežiaducej udalosti a jej negatívnych následkov. Pri tom je treba mať na zreteli, že predpokladom situácie rizika je existencia subjektu (organizácie), ktorej cieľ môže byť ohrozený, a faktora, ktorý voči tejto organizácii vystupuje ako zdroj možného ohrozenia, ako hrozba. Veľkosť možného ohrozenia (miera rizika) nie je daná iba existenciou či veľkosťou hrozby, ale aj zraniteľnosťou organizácie, jej slabými stránkami a rozsahom (hodnotou) možnej škody.
Vnímanie rizika
Riziko je teda možné vnímať z dvoch hľadísk:
- ako riziko spojené s existenciou vonkajšej hrozby, ako ohrozenie (strata zákazníkov, zosilňujúci vplyv konkurencie, nepredvídateľný rast cien energie, ale aj hrozba prírodných katastrôf, terorizmu, vojny), ako riziko vyplývajúce z nedostatočnej pripravenosti, z chýbajúcich alebo málo účinných opatrení na zníženie zraniteľnosti, na vylúčení či obmedzení vplyvu nepriaznivých udalostí,
- ako riziko spojené s vlastnou činnosťou, ako dôsledok nebezpečnej (rizikovej) činnosti (dopravné katastrofy, technologické havárie, únik nebezpečných látok, poškodzovanie životného prostredia, gamblerstvo a pod.), ako dôsledok chybných rozhodnutí, a koniec koncov aj riziko vyplývajúce z dôsledkov nečinnosti v situácii, keď bolo treba konať.
Pri posudzovaní miery rizika potom zvažujeme jednak pravdepodobnosť vzniku nežiaducej udalosti a okrem toho aj predpokladanú výšku škody. Bolo by zbytočné vynakladať veľké množstvo peňazí na obmedzenie vplyvu takých udalostí, ktorých škodlivé dôsledky sú nepatrné. Pri posudzovaní kritérií pre mieru prijateľnosti rizika by na prvom mieste vždy mali byť životy a zdravie ľudí, nasledované podmienkami na zachovanie životného prostredia.
Vyššie uvedené prípady vyjadrujú objektívnu stránku rizika – tou je existencia zdroja rizika, v prvom prípade to je vonkajšie hrozba, v druhom vlastná činnosť, v mnohých prípadoch spojená s pripravenosťou reagovať na vonkajšie hrozby. Reálna reakcia organizácie na faktory rizika však odráža aj jeho subjektívnu stránku, jeho vnímanie manažmentom. A práve toto subjektívne vnímanie a hodnotenie zdrojov ohrozenia najčastejšie ovplyvňuje, či to ktoré rozhodnutie (resp. protirizikové opatrenie) bude správne a dostačujúce.
Riziká sa môžu členiť podľa rôznych kritérií, napr. sa rozlišujú podnikateľské riziká (špekulatívne, priamo vyplývajúce z podnikateľskej činnosti) a čisté riziká (riziká vzniku škôd živelnou pohromou, technologickou haváriou, úmyselným a neúmyselným ľudským zásahom (sabotáž, teroristický čin, vojna a pod.)
Protirizikové opatrenia
Organizácia vedomá si možných rizík má snahu poznať, identifikovať príčiny možných negatívnych javov a vhodnými opatreniami im predísť, zabrániť ich vzniku, obmedziť či eliminovať ich vplyv, prípadne znížiť ich dôsledky. Možné členenia podľa charakteru možných rizík:
- opatrenia na zníženie podnikateľského rizika (trhového, finančného, a pod.),
- opatrenia na zníženie tzv. čistého rizika (dôsledky havárií, prírodných katastrof, kriminálnych činov, terorizmu, vojny).
Iné členenie rešpektuje jednotlivé fázy transformačného procesu:
- opatrenia na vstupe (plánovanie, financovanie, výskum, nákupy..),
- ochrana technického jadra,
- opatrenia na výstupe (ovplyvňovanie prostredia – marketingové nástroje, servis a pod.).
V ekonomickej literatúre je častejšie členenie protirizikových opatrení podľa spôsobu postupov na zníženie rizika: transfer rizika, poistenie, diverzifikácia, delenie rizika, flexibilita, vytváranie rezerv, informačné zaistenie a pod.
Komunikácia a systémové myslenie
V dnešnom dynamickom a rýchlo vyvíjajúcom sa prostredí sme nútení komunikovať tak často a efektívne ako sa len dá. Aby sme sa tomu prispôsobili sme vyvinuli nové high – technológie komunikačných metód ako sú e-mail, záznamník, fax a podobne. Avšak, všetko sú to spôsoby jednosmernej komunikácie (one -way) a dobrá komunikácia si vyžaduje dvoch aktívnych účastníkov (odosielateľ – prijímateľ).
Neefektívnosť jednosmernej komunikácie
Väčšina našej rýchlej komunikácie sa vykonáva jednosmernou metódou pomocou bežne používaných komunikačných technológií, a to cez e-mail, listy, fax a mnoho ďalších jednosmerných spôsobov komunikácie. Vďaka tomu strácame našu zručnosť a schopnosť skutočne počúvať a rozumieť druhým. Okrem toho, sa často spoliehame na vizuálne a sluchové znamenia, ako napríklad pohyby tela alebo tón hlasu, aby sme plne zachytili čo sa nám snažia druhí povedať a aby sme posúdili ako bola naša správa pochopená ostatnými. Jednosmerná komunikácia, ktorá nám nedáva ani znamenia, ani spätnú väzbu je sama o sebe neefektívna.
Príklad
Zatiaľ čo e-mail môže byť rýchly, je to neosobná a jednosmerná metóda. Nedostatok znamení a spätnej väzby môže viesť k nesprávnemu pochopeniu, takáto komunikácia je oveľa viac náchylná k vzniknutiu konfliktov, ako komunikácia tvárou v tvár (two – way ).
Opakovanie – opakovanie – opakovanie
Ľudia nepočujú a jednoznačne nerozumejú čo im poviete, alebo tomu jednoducho neveria. Čo môžete urobiť s týmto problémov? Môžete opakovať to čo chcete povedať , možno tri až štyri krát, aby ste sa uistili, že si ju ľudia zapamätajú.
Použitá literatúra
Haines, Stephen G. : The manager’s pocket guide to systems thinking & learning by Stephen G. Haines.
Gharajedaghi J. : SYSTEM THINKING, Managing Chaos and Complexity : A platform for Designing Business Architecture
http://www.proverbs.cz/
http://www.pegasuscom.com/
http://cs.wikipedia.org/
http://fsi.uniza.sk/
Autor: suedig
Tento príspevok bol vytvorený 3.3.2015 a aktualizovaný 21.2.2019. Pozrite si ďalšie príspevky autora suedig.