Ako dnes zorganizovať podujatie tak, aby prebehlo hladko a bezpečne

Nielen online reklama, informácie v médiách a tlači, ale aj úspešná organizácia kongresu môže byť pre vašu spoločnosť dobrou reklamou. Úspešné vedenie podujatí si však rovnako ako vo firme, vyžaduje potrebný čas a poriadne nervy. Aby ste sa preto vyhli chaosu v deň akcie, mali by ste sa hneď od začiatku spoľahnúť na jej strategickú organizáciu.

Máme pre vás užitočné triky, ako aj typ na dobrý hotel v Piešťanoch, vďaka čomu bude vaša akcia prebiehať príjemne a hladko.

Aj dôležitý kongres v Piešťanoch by mal prebiehať podľa vopred vytvoreného plánu

Organizácia je všetko. Najmä pokiaľ ide o efektívnu prácu pod časovým tlakom. Nezáleží na tom, či ide o konferenciu, dôležitý kongres v Piešťanoch, veľtrh, vnútrofiremnú akciu alebo veľkú prezentáciu produktov. Ako hostiteľ a hlavný organizátor akcie by ste mali mať vždy prehľad. Koniec koncov, vy a váš tím ste zodpovední a ste prvým kontaktným bodom pre technológie, cateringové spoločnosti a spol. Preto je najlepšie postupovať krok za krokom a postupne prejsť nasledujúcimi bodmi:

• kto je vaša cieľová skupina;
• aká je koncepcia akcie;
• aký máte časový harmonogram;
• aký máte k dispozícii tím;
• rozpočet a sponzori;
• podrobné plánovanie;
• komunikácia a marketing;
• právne postavenie.

Mali by ste vedieť, pre koho je vaše podujatie určené?

Viete, koho konkrétne chcete pozvať na vašu udalosť? Nemali by ste myslieť len na účastníkov, ale aj na rečníkov, odborníkov a profesionálov, ktorí majú záujem s vami spolupracovať. Čím presnejšie si vopred určíte cieľovú skupinu, tým konkrétnejšie môžete prispôsobiť svoje podujatie ich záujmom a potrebám.

Rovnako tak si ľahšie na túto udalosť potom vyberiete ten najlepší Hotel Park v Piešťanoch, ktorý je charakteristický moderným zariadením, komfortnými službami a ideálnym prostredím na organizáciu takejto udalosti.

Vypracujte koncept a určte si tému podujatia

Dobre premyslený koncept je základom organizácie podujatia. Pretože to pomáha nielen s time managementom, ale dáva vám aj rozhodujúcu konkurenčnú výhodu oproti vašim konkurentom. Zamerajte sa preto na tému a venujte sa jej. Týmto spôsobom môžete jasne ukázať, čím sa vaše podujatie odlišuje od konkurencie.

Poistite si bezpečnosť kongresu

Pokiaľ ide o koncepciu zabezpečenia podujatí, požiadavky sú vysoké, pretože bezpečnosť je v dnešnej dobe veľmi dôležitá. Je preto nutné nájsť primeranú a právne vyhovujúcu úroveň zabezpečenia. Určité zvyškové riziko vždy zostáva, no možno ho znížiť vhodnými opatreniami. Odporúčame tiež uzavrieť poistenie zodpovednosti organizátora podujatia, aby v prípade najhoršieho nedošlo k finančnému kolapsu.

Dodržiavajte príslušné pravidlá a predpisy pre bezpečnosť podujatia. Zaistite si to najlepšie a zároveň úsporné LED osvetlenie hotelov. Urobte si zoznam zodpovedných i pozvaných hostí. Uistite sa, že máte vyškolený personál a pomocníkov pri evakuácii a že sú ľahko rozpoznateľní. Myslite aj na poskytovateľov prvej pomoci.

Nezabudnite na milé firemné darčeky, adekvátne pohostenie a uvidíte, že kongres prinesie vašej firme nové spolupráce a dobre platiacich klientov.