Externá komunikácia – komunikácia s externou verejnosťou

Charakteristika externej komunikácie

Komunikácia zohráva pri vykonávaní manažérskej profesie priam nezastupiteľnú úlohu. Ak si rozoberieme ktorúkoľvek definíciu, alebo základný poznatok manažérskej teórie zistíme, že sa s ňou stretávame na každom kroku.

Skôr, než ľudia firme začnú dôverovať, musia ju prijať – jej produkty, imidž, značku. Aby ju mohli prijať, potrebujú o nej vedieť mnoho najmä pozitívnych a vhodne spracovaných a komunikovaných informácií. A tu je podstata firemnej komunikácie – aby sa informácie dostali k správnym ľuďom, v správnom čase, na základe dobre premyslenej stratégie.

Informácie sa z firmy či organizácie smerom k verejnosti šíria rôznymi kanálmi, predovšetkým však prostredníctvom médií. Prostredníctvom médií má firma možnosť vysvetľovať a informovať, či už širšiu alebo užšiu verejnosť o svojich cieľoch, hodnotách, o produktoch a ich vlastnostiach. Novinárov možno považovať za akýsi lakmusový papierik verejnej mienky. Podľa ich názorov a postojov môžu manažéri firmy vidieť, ako asi stoja v očiach verejnosti. Kontinuálne a dobre riadené vzťahy s médiami pomáhajú dosiahnuť pozitívnu publicitu a profesnú referenciu v určitej oblasti. Ďalšími nástrojmi podnikovej komunikácie sú osobné stretnutia, rôzne oslavy, špeciálne vytvorené príležitosti alebo napríklad návštevy ľudí vo výrobnom závode.

Externá komunikácia je akákoľvek komunikácia, ktorú organizácia vyvíja navonok a väzby s vonkajším prostredím ju viažu či už s partnermi ale aj s konkurenciou. Je založená na úplných a pravdivých informáciách a je smeruje k cieľovým skupinám. Realizuje sa cez prostriedky a jej cieľom je vytvárať dobré vzťahy a hlavne pozitívne vzťahy s verejnosťou.

Externé okolie organizácie

Do externého okolia organizácie patria: verejnosť, zákazníci, obchodní partneri, štátne inštitúcie. Komunikácia s okolím môže mať rôzne formy a môže prebiehať rôznymi kanálmi – jedným z najdôležitejších však sú komunikačné prostriedky – teda médiá.

Externá komunikácia pokrýva komunikáciu organizácie s jej okolím, tj. verejnosťou, inými organizáciami, autoritami či úradmi. Vykonáva sa pomocou emailov, brožúr, informačných bulletinov, reklamou a rôznymi formami multimédií určenými k prilákaniu zákazníkov, partnerov a dodávateľov za účelom vykonávania obchodných transakcií.

Špecifickým typom komunikácie podniku s externým prostredím je marketingová komunikácia. Cieľom je napomáhať dosiahnutie vysokej úrovne zabezpečovania stanovených cieľov podniku, ktorými sú najmä zodpovedajúci podnikateľský zisk, spokojnosť a lojalita zákazníkov, pozitívny vzťah verejnosti a pod. Praktická realizácia marketingovej komunikácie v malých a stredných podnikoch na Slovensku sa však často sústreďuje len na prekonanie určitého stupňa neinformovanosti o produkte. Treba konštatovať, že takýto prístup k marketingovej komunikácii prináša len obmedzené krátkodobé výsledky, z čoho vyplýva nízka efektívnosť, resp. vysoká nákladovosť a navyše sa väčšina informácií tohto typu dostane k nesprávnym adresátom. Medzi základné formy externej marketingovej komunikácie zaraďujeme imidž, reklamu a public relations.

Komunikácia pri obchodných rokovaniach

Začiatok obchodného rokovania

• rokovanie otvára domáci hostiteľ privítaním hostí a predstavením svojich spolupracovníkov (meno, funkcia),
• hlavný hosť poďakuje za privítanie a predstaví svoju delegáciu,
• bezprostredne po začatí rokovania môže hostiteľ ponúknuť občerstvenie.

Koniec obchodného rokovania

• dokumenty (kontrakt, zmeny v kontrakte a pod.) podpisujú vedúci rokujúcich delegácií (najvyšší predstavitelia firiem v osobitných miestnostiach),
• spravidla sa podáva víno (šampanské), podpisujúci partneri prednesú prípitok (najprv domáci), nasleduje malé občerstvenie.
• Zdvorilosť je prospešná, pretože pomáha kompenzovať chyby, ktorých sa v kontakte so zahraničnými partnermi nevedomky dopúšťame.
• K všeobecným pravidlám štandardných obchodných vzťahov patrí ohľaduplnosť, srdečnosť, zdržanlivosť, rešpekt a kultivovaný vzhľad a pod.

Etiketa pri obchodných rokovaniach so zahraničnými partnermi

Kvalitu obchodného styku podnikateľských subjektov ovplyvňuje z hľadiska etikety najmä vhodné oblečenie, spôsob vyjadrovania, tón reči, reakcie na rôzne situácie a pod. Je preto potrebné dbať na zdvorilosť pri kontakte a vzájomnej komunikácii s obchodnými partnermi

Komunikácia s externou verejnosťoua vzťahy s médiami

Vonkajšia komunikácia (komunikácia s externou verejnosťou) je práca pre verejnosť, s verejnosťou a na verejnosti, spôsob komunikácie neurčuje len organizácia ale aj vonkajšie okolie (tlač, obchodní partneri, propagácie, kontakt personálu, sponzorstvo, spolky), obidve zložky komunikácie musia byť bezpodmienečne v súlade.

Externá komunikácia firmy

Prostredníctvom tejto lekcie zistíte, akými formami komunikuje firma navonok (externe). Budete vedieť identifikovať spôsoby prezentácie firmy smerom k verejnosti. Už vieme, že firma je živý organizmus, a to ju predurčuje ku komunikácii, bez ktorej by nemohla existovať. Vzťahy s verejnosťou (alebo aj externú komunikáciu firmy) môžeme definovať ako systematickú, cielenú a pravidelnú komunikáciu, ktorá je založená na úplných a pravdivých informáciách a smerovaná k cieľovým skupinám. Realizuje sa cez vybrané prostriedky a jej cieľom je vytvárať korektné a pozitívne vzťahy s verejnosťou.

Médiá a firma

V rámci tejto lekcie si osvojíte základné poznatky o masmediálnej komunikácii. Zistíte tiež, čo znamená mediálny plán a ako robiť monitoring médií. Médiá sú mocnou silou súčasného sveta, v ktorom kvalita a rýchlosť komunikácie majú rozhodujúci vplyv na postavenie jednotlivých subjektov ekonomiky alebo politiky. Schopnosť prezentovať svoje postoje či produkty podmieňuje postavenie firiem a úradov, ale tiež politických strán a ich osobností. Monitorovanie médií a ostatných verejných informačných zdrojov je prirodzenou potrebou spoločností a inštitúcií. Poskytne informáciu o tom, ako organizáciu vníma okolie, a tiež ako sú vnímané ostatné subjekty vo sfére jej záujmov.

Nástroje prezentácie podniku

• podniková identita
• prezentácie firmy na veľtrhoch a výstavách

Zúčastniť sa veľtrhu alebo výstavy môže návštevník pociťovať ako veľmipríjemný zážitok. Honosné stánky vystavovateľov, priateľské a ústretové prijatie, farebné propagačné materiály, cielené, štruktúrované a prehľadné informácie podávané na každom kroku sú sprievodným javom každej významnej výstavnej akcie. Na prvý pohľad elegantný dojem však za sebou skrýva desiatky hodín prípravy

• internetová prezentácia

Autor: Bc. Januska

Tento príspevok bol vytvorený 12.3.2015 a aktualizovaný 21.2.2019. Pozrite si ďalšie príspevky autora Bc. Januska.