0
Aby každá organizácia dokázala prežiť, musí sa neustále prispôsobovať okolnostiam a udalostiam, ktoré vznikajú v jej bezprostrednom ako aj okolitom prostredí. Aby bolo zabezpečené nielen prežitie, ale ja ďalší rozvoj spoločnosti, je nevyhnutné robiť úpravy a prekonávať pritom problémy spojené so zmenou. Pre organizácie platí, že ak sa neprispôsobia zmeneným okolnostiam a neprijmú nové smery, pravdepodobne skrachujú a zaniknú. Pri riadení zmien sa organizácie spoliehajú na manažérov – manažment zmien. Je vhodné položiť si nasledujúce otázky:
- Ako zistiť potrebu zmeny?
- Ako zvládnuť negativitu iných?
- Ako zvládnuť vlastnú negativitu?
- Ako zvládnuť zmenu v pracovnej skupine?
- Kto presadí zmenu?
Formy zmien
Zmeny, ktoré nastávajú v organizáciách, môžu mať rôzne formy:
- Zmena v technológii – mení sa filozofia, hodnoty, spôsoby práce. Menia sa požiadavky na pracovný výkon a počet pracovníkov.
- Zmeny spotrebiteľských preferencií a trhov – spotrebitelia sa stávajú stále náročnejší, čo mení požiadavky na prispôsobenie sa trhu ich preferenciám.
- Zmeny v organizačnej štruktúre – objavujú sa nové organizačné štruktúry, ktoré vyžadujú novú orientáciu pracovníkov.
- Zmeny v podnikateľskom prostredí – vyžadujú si kvalitnú situačnú analýzu a reagovanie na nové podnety vznikajúce v ňom.
- Zmeny v procedúrach a postupoch – vyžadujú si dôkladnú komunikáciu a informovanosť všetkých hierarchických stupňov v organizácii.
- Zmeny u jednotlivcov – zamestnanci musia meniť svoje návyky, postoje, zručnosti a spôsobilosti v závislosti od rýchlo sa meniaceho prostredia.
Všetky organizácie žijú a fungujú vo dvoch časových obdobiach: v dnešku a v budúcnosti. Manažéri teda musia riadiť tak dnešok – základy, ako aj zajtrajšok. Musia pracovať smerom k zmene; k zmene ako k príležitosti a k zmene ako k hrozbe.
Príčiny zmien
Externé príčiny zmien
Medzi externé príčiny, ktoré vyvolávajú zmeny, patria:
- politicko-hospodárske príčiny vzniku zmien
- náhle zmeny strategických surovín a energií
- nepredvídaný vývoj výmenných kurzov
- sociálne príčiny vzniku zmien
- nová hierarchia hodnôt
- nové chápanie rodiny (rast rozvodovosti, odlúčenie starých ľudí od rodín)
- nová sociálna štruktúra ( starnutie obyvateľstva)
- technické príčiny vzniku zmien
- zrýchľuje sa dynamika a efekty vedeckotechnického pokroku
- rastie tlak na pracovné postupy
- podnikateľské príčiny vzniku zmien
- rastúci konkurenčný tlak
Interné príčiny zmien
Interné príčiny, ktoré vyvolávajú zmeny:
- personálne príčiny vzniku zmien
- jednotlivci vo funkciách zneužívajú svoju moc proti záujmom podniku
- nevhodní a neschopní ľudia v kľúčových pozíciách
- organizačná štruktúra
- vysoká organizačná hierarchia
- neochota decentralizovať riadenie
- nesúlad medzi organizačnou štruktúrou a stratégiou podniku
- technologické príčiny vzniku zmien
- nové výrobné procesy
- nové výrobky
- rozvoj technológií spracovania a prenosu informácií
- finančné príčiny vzniku zmien
- zadĺženosť
- platobná neschopnosť rôzneho stupňa
- podkapitalizácia
- marketingové príčiny vzniku zmien
- nedostatočná orientácia na zákazníka
- nízky stupeň individualizácie ponuky
Čo je to zmena?
Zmena znamená vzruch, nepravidelnosť, novinka, prekvapenie, negácia, krok do neznáma. Zmena je spojená s rizikom, neochotou, odporom. Viac nájdete na stránke Prečo majú ľudia sklon vzdorovať zmene?.
Osobitosti riadenia zmien
Riadenie zmien vyžaduje znalosť týchto osobitostí:
- Zmena je vždy nová, neexistuje pre ňu prototyp;
- Dotýka sa každého jednotlivca, je teda osobná;
- Rozpadá sa na sústavu elementárnych zmien;
- Riadenie zmien je aj riadením pocitov;
- Úspešný proces zmien sa nezaobíde bez dôvery;
- Zmena jednej časti vychýli z rovnováhy inú časť;
- Proces zmeny sa skladá z niekoľkých fáz;
- Omyly v akejkoľvek fáze môžu mať negatívny dôsledok na celkový výsledok;
- Každá zmena má svoju ideálnu rýchlosť;
- Zmena je vždy užitočná, ak ju strieda stabilita.
Zmena ako projekt
Riadenie zmien v podniku je potrebné chápať ako projekt, kde je nevyhnutné dodržiavať nasledujúci postup:
- Definovať cieľ a čiastkové ciele;
- Určiť osoby, ich roly a zodpovednosť, tzv. agentov zmien;
- Stanoviť formy a rozsah komunikácie;
- Vypracovať časový harmonogram.
Samotný projekt možno definovať z viacerých uhlov pohľadu:
- Projekt je niečo, čo má začiatok a koniec.
- Projekt je snaha o dosiahnutie zmeny, pri ktorej prebieha niekoľko činností vedúcich k vytvoreniu produktu alebo k vyvinutiu a zavedeniu určitej technológie.
Základné prvky rámca projektu sú:
- Poslanie
- Cieľ
- Výstupy
- Indikátory dosiahnutých cieľov a výstupov
- Zdroje
- Obmedzenia
- Kritické predpoklady
Poslanie vyjadruje celkový zmysel projektu v kontexte s podnikateľskou filozofiou a víziou, rešpektuje dlhodobé stratégie podniku.
Cieľ vyjadruje konečný výsledok, ktorý chceme realizáciou projektu dosiahnuť. Zachytáva hlavný dopad projektu. Dobre definovaný ciel by mal vychádzať zo SMART (Specific – Measurable – Accessable – Result oriented – Time) . Čo znamená, že by mal byť: špeciálny – merateľný – náročný, ale dosiahnuteľný – jednoznačný, bez možností rôznych výkladov – časovo určený.
Výstupy sú konkrétne výsledky, ktoré musia nastať aby bol naplnený cieľ projektu.
Indikátory dosiahnutých cieľov a výstupov sú konkrétne merateľné výsledky, ktoré určujú úspech realizácie. Dobre definované indikátory sú dôležitým nástrojom pre projekt. Platí: „Čo nemeriam, neriadim“, musí byť základným princípom pri realizácii projektu.
Zdroje sú základné kapacity, ktoré sú potrebné pre dosiahnutie cieľa projektu. Stále viac rastie význam ľudských zdrojov.
Obmedzenia sú hranice, ktoré projekt nesmie prekročiť. Môže sa jednať o rôzne časové, kvantitatívne, finančné a ostatné limity.
Kritické predpoklady sú vonkajšie podmienky, ktoré musia nastať, aby bol cieľ dosiahnutý.
Úrovne a fázy realizácie zmeny
Z hľadiska úrovne, na ktorej sa zmena uskutočňuje, môžeme rozlišovať zmeny:
- na úrovni jednotlivca
- na úrovni tímu
- na úrovni skupiny
- na úrovni organizácie
Príprava a realizácia zmeny
Výber stratégie pre realizáciu určitej zmeny má svoj dopad na konečný výsledok. Rozoznávame tri prístupy k realizácii zmeny:
- Prístupy opierajúce sa o jednostrannú právomoc, ktoré môžu mať formu akého si nariadenia zo strany vrcholového manažmentu, ktoré popisujú zmenu a zodpovednosť podriadených za jej realizáciu.
- Prístupy opierajúce sa o zdieľanú právomoc zapájajú skupiny na nižšej úrovni do procesu definovania problému a jeho možných riešení, alebo do procesu riešenia problému a definovanie problému uskutočnil vrcholový manažment.
- Prístup opierajúci sa o delegovanú právomoc prenáša v plnom rozsahu právomoci na podriadené skupiny. Skupina je v konečnom dôsledku zodpovedná za analýzu problému a návrh jeho riešení. Práve tento prístup podľa autora patrí medzi relatívne najúspešnejšie pre aplikáciu organizačných zmien.
Viac informácií o fázach realizácie zmien nájdete na stránke Fázy realizácie zmeny.
Odborné metódy prístupu k zmenám
Medzi hlavné metódy práce a vedenia skupiny a odborné prístupy k riadeniu zmien patria:
- Model riadenia zmien v organizácii – Kurt Lewin
- Model tvorby ohnísk
- Odborný prístup
- Prístup zdola – nahor (Ohniskový model)
- Prístup zhora – nadol
- Štýl vedenia pracovnej skupiny
Autor: lucifuk
Tento príspevok bol vytvorený 29.3.2008 a aktualizovaný 5.10.2020. Pozrite si ďalšie príspevky autora lucifuk.