Manažment času

Čas je najcennejší zdroj nášho úspechu. Time management je dôležitá manažérska zručnosť. Manažér, ktorý si nevie organizovať vlastnú prácu, nemôže riadiť iných ľudí, lebo im nemôže ísť príkladom.

Riadenie času – time management

Podstatou časového manažmentu je viesť manažéra k tomu, aby poznal svoj čas a dokázal ho riadiť. Na druhej strane umožňuje realizovať úlohy tak, aby sme ich zvládli počas pracovnej doby. Schopnosť vedieť riadiť svoj čas znamená:

• Získať maximum z minima investovaného času
• Koncentrovať sa na veci, ktoré sú dôležité a odkladať všetky ostatné
• Naučiť sa delegovať právomoc

Plánovanie a regulácia času

Schopnosť manažéra účelne si plánovať a regulovať svoj čas je nevyhnutným predpokladom jeho práce. Existuje veľa riadiacich pracovníkov, ktorí nevedia zaobchádzať so svojím časom.

Riešenie tohto problému je oveľa jednoduchšie, než sú si schopní viacerí z nás pripustiť. Väčšinou ide len o to, naučiť sa regulovať pracovný deň sám, tj. sústrediť všetky aktivity a činnosti v pracovnej dobe tak, aby sme si nemuseli pracovnú dobu predlžovať a nosiť prácu domov. Mnoho pracovníkov práve z nedostatku, resp. zlého organizovania pracovných povinností sa nestáva skutočným pánom svojho času, naopak sú ním často pohlcovaní.

Príčiny problémov s časom

Medzi hlavné príčiny, prečo máme problémy s časom, patria:

1. Osobnostné príčiny – zvýšený pocit zodpovednosti, nízka sebadôvera, vzťahovačnosť, nedôverčivosť, panovačnosť
2. Kongnitívne (vedomostné) príčiny – nedostatočné vedomosti manažéra o riadení. Nie je schopný delegovať úlohe adekvátnu právomoc a zodpovednosť, názor: ja musím o všetkom vedieť
3. Organizačné dôvody – situácie, kedy sa zanedbáva príprava personálu a personálne riadenie a manažér je nútený sa venovať viac operatíve. Manažér si musí uvedomiť aké úlohy má plniť on a aké jeho podriadení.

Odkladanie úloh

Odkladanie úloh patrí medzi veľkého nepriateľa time manažmentu, a to hlavne z týchto dôvodov:

• Strach z neúspechu
• Nedostatok motivácie vyvolaný predchádzajúcim neúspechom
• Nedostatok sebadôvery
• Zle definované ciele

Stanovenie cieľov

• Vytvorenie vízie
• Hovoriť
• Ciele si napísať
• Transformovať ciele do úloh
• Jednať

Určenie priorít

Najväčší problém, s ktorým sa stretávajú manažéri pri plánovaní času, predstavuje stanovenie priorít, t.j. vedieť oddeliť veci dôležité od menej dôležitých. Jednoduchou praktickou pomôckou, ktorá môže pomôcť uľahčiť naše rozhodnutie je pravidlo tzv. Eisenhowerov kríž, ktoré popísal americký prezident D. Eisenhower. Môžeme ho použiť hlavne vtedy, keď sa nevieme rozhodnúť.

Stanovenie priorít je základným pilierom efektívneho manažmentu vlastných úloh, efektívneho manažmentu času. Základnou myšlienkou stanovenia aby manažér robil správne veci a nie aby robil veci správne.

Pracovné priority

• Dôležitosť – obsahové hľadisko úlohy a jej vzťah splnenia k potrebám pracovníka
• Naliehavosť- potreba splniť danú úlohu do určitého termínu

Paretovo pravidlo

• pravidlo 80/20
• 20% úsilia produkuje 80% efektu
• Pri rozdeľovaní pracovných úloh podľa ich dôležitosti pre úspešnosť manažéra bolo zistené: 20% zo všetkých úloh tvorí 80% úspešnosti manažéra

Výskumy u nás

V našich podmienkach manažéri považujú:

• 30%-40% všetkých úloh za existenčne dôležitých
• 60%-70% úloh môžu delegovať na iných pracovníkov

Zásady plánovania vlastného času

• Prekonajte predsudok voči písomnému plánu
• Budúci deň plánujte na konci predchádzajúceho dňa
• Je to len 5- 10 minút
• Úlohy budúceho týždňa plánujte na konci toho týždňa
• Z disponibilného času plánujte presne len 60%, zbytok sú náhodné rušenie. Buďte realista!
• Začnite hneď a vytrvajte
• Ukážku príkladného plánovania vlastného času nájdete v článku Naliehavosť a dôležitosť úloh – manažment času

Súbory na stiahnutie

V kategórii Manažment času sa nachádzajú tieto súbory na stiahnutie:

 Manazment-casu-Asertivita-semestralka.pdf

Autor: EuroEkonóm.sk

Tento príspevok bol vytvorený 29.3.2008 a aktualizovaný 25.10.2022. Pozrite si ďalšie príspevky autora EuroEkonóm.sk.

Už ste čítali?

Zdroje a literatúra

1. CEJTHAMR, – DĚDINA. J.:  Management a organizační chování. 2. rozšírené vydanie. Praha: Grada Publishing, 2010. 352 s. ISBN 978-80-247-3448-7.
2. CLEGG, B. : Time management. Přetvořte svůj život a práci. Brno: CP Books, a.s., 2005. ISBN 80-251-0552-0
3. KNOBLAUCH, J. – WŐLTJE, H. : Time management. Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. Praha: Grada Publisching, a.s., 2006. ISBN 80-247-1440-X
4. ODCHÁDZEL, J. – DĚDINA, J. : Management a moderní organizování firmy. Praha. Grada Publishing, 2007. 328 s. ISBN 978-80-247-2149-1.
5. OLEXOVÁ, C. – BOSÁKOVÁ, M. : Manažér a čas. Bratislava: Ekonóm, 2008. 178 s. ISBN 978-80-225 2625-8.
6. PACOVSKÝ, P. : Člověk a čas. Time management IV. generace, Praha: Grada Publishing,a.s. 2006. ISBN 80-247-1701-8
7. PASIAR, L. : Časový manažment v cvičnej firme. In: ŠIOV, Zborník medzinárodnej vedeckej konferencie, 11.6.2009. Bratislava : Ekonomická univerzita, NHF, 2009. ISBN 978-80-225-2762-0.
8. PLAMÍNEK, J. : Sebeřízení. Praktický atlas managementu cílů, času a stresu. Praha: Grada Publishing, a.s., 2004. ISBN 80-247-0671-7
9. REHÁKOVÁ, H. : Časový manažment: Viac času cez multitasking? In Manažment. ISSN 1335-17293, 2008, roč. 50, č. 3, s. 3.
10. REHÁKOVÁ, H. : Manažment času: Nakoľko visíte na svojom čase? In Manažment. ISSN 1335-1729, 2010, roč. 57, č. 2, s. 43-44.
11. ŠTĚPANÍK, J. : Nejčastejší chyby manažerské praxe. Praha : Grada Publishing, 2010. 112 s. ISBN 987-80-247-2494-2.
12. TURECKIOVÁ, M. : Klíč k účinnému vedění lidí. Praha: Grada Publishing, 2007. 128 s. ISBN 978-80-247-0882-9.
13. VODÁČEK, L. – VODÁČKOVÁ, O. : Moderní management v teorii a praxi. Praha: Management Press, 2006. 296 s. ISBN 80-7261-143-7.